Documenten, legalisatie en verificatie

Legalisatie en verificatie van documenten is bedoeld om zekerheid te krijgen over de echtheid en betrouwbaarheid van documenten uit het buitenland. Het gaat hierbij vooral om akten en rechterlijke uitspraken. U heeft deze papieren bijvoorbeeld nodig om u in te schrijven bij de gemeente of om te kunnen trouwen, scheiden of kinderen te erkennen.

Aanpak

Legalisatie

  • Komt het document uit een land dat is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan is een enkele legalisatie voldoende. Het document moet gelegaliseerd worden bij een hogere autoriteit in het land waar het document is afgegeven. De hogere autoriteit is meestal het ministerie van Buitenlandse Zaken of het ministerie van Veiligheid en Justitie.
  • Komt het document uit een land dat niet is aangesloten bij het Apostilleverdrag, dan moet het document na de enkele legalisatie meestal nog een keer gelegaliseerd worden. Sinds 1 januari 2016 is voor sommige van de niet-aangesloten landen een enkele legalisatie voldoende. Is een dubbele legalisatie wel nodig, dan gebeurt dit door de Nederlandse ambassade of het Nederlandse consulaat in het land waar het document is afgegeven. De handtekening van de hogere autoriteit wordt daar voor echt verklaard.
  • Documenten uit de volgende landen zijn vrijgesteld van legalisatie: Bulgarije, Denemarken, Duitsland, Estland, Finland, Frankrijk, Griekenland, Hongarije, Ierland, Italië, Kroatië, Letland, Litouwen, Luxemburg, Malta, Oostenrijk, Portugal, Roemenië, Slovenië, Spanje, Tsjechië, Verenigd Koninkrijk (zolang deel uitmakend van de Europese Unie), Zweden.

Verificatie

  • Als een document inhoudelijk onbetrouwbaar is, dan moet dit document geverifieerd worden.
  • Een verzoek tot verificatie wordt vrijwel altijd door de instantie gedaan die het document nodig heeft. Deze instantie richt een verzoek aan de gemeente.
  • De gemeente stuurt het verzoek door naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Het ministerie stuurt het document naar de Nederlandse vertegenwoordiging in het land waar het document is afgegeven. De ambassade of het consulaat laat bij de autoriteiten het document verifiëren op echtheid.
  • De ambassade of het consulaat stuurt het document terug naar het ministerie van Buitenlandse Zaken.
  • Het ministerie van Buitenlandse Zaken voorziet het document van een begeleidende brief en stuurt het door naar de gemeente. In de brief geeft het ministerie aan of het document vals of vervalst is, of dat het wordt geaccepteerd.

Kosten

De kosten zijn verschillend en afhankelijk per land. U kunt de kosten navragen bij de autoriteiten waar u de legalisatie of verificatie aanvraagt.

Voorwaarden

  • U heeft een recent, origineel gewaarmerkt afschrift van een akte of uitspraak nodig.
  • Soms moet u zelf met het document naar uw land van herkomst, om te zorgen voor de nodige legalisatieverklaringen.
  • Vaak kunt u een document laten legaliseren met de hulp van familie in uw land van herkomst.

Internationale uittreksels uit de registers van de burgerlijke stand (op basis van het Verdrag van Wenen) zijn vrijgesteld van legalisatie.

Is een document afgegeven door buitenlandse ambassades of consulaten in Nederland? Deze moeten worden gelegaliseerd door het ministerie van Buitenlandse Zaken.

Documenten die zijn opgesteld in het Nederlands, Engels, Duits of Frans hoeven niet te worden vertaald. Overige documenten moet u laten vertalen door een beëdigd vertaler.

Bijzonderheden

Als rechtsfeiten bewezen moeten worden, zijn hier vaak documenten over nodig. Deze rechtsfeiten zijn bijvoorbeeld:

  • geboorte
  • huwelijk of partnerschapsregistratie
  • overlijden
  • echtscheiding
  • erkenning
  • adoptie
  • naamswijziging

Als de rechtsfeiten buiten Nederland hebben plaatsgevonden, moet u buitenlandse documenten laten zien. Er bestaan verschillende internationale overeenkomsten over de acceptatie van documenten tussen landen. Is er geen overeenkomst, dan eist Nederland een dubbele legalisatie. De meeste Europese landen hebben met elkaar afgesproken dat onderlinge legalisatie niet nodig is. Als legalisatie wel nodig is, is een gewaarmerkt afschrift van een akte of een rechterlijke uitspraak meestal voldoende. De autoriteit die het document afgeeft, kan deze ook waarmerken (legalisatie).

Legalisatie: Op een document staat de handtekening van de autoriteit die het document heeft afgegeven, Een hogere autoriteit legaliseert een document door deze handtekening voor echt te verklaren.

Dubbele legalisatie: Na de 1e legalisatie verklaart de Nederlandse vertegenwoordiging in het betreffende land, de handtekening van de hogere autoriteit voor echt.

Verificatie: Naast de herkomst van het document, wordt ook de inhoud gecontroleerd. Is er twijfel over de betrouwbaarheid van het document, dan eist Nederland verificatie. Dit is de zwaarste eis om aan een document te stellen.

Contact

U kunt bij de gemeente informeren of legalisatie of verificatie van uw documenten nodig is. Bel hiervoor naar telefoonnummer 14 0570. U kunt ook langskomen in stadhuis Deventer.